体調不良で欠勤する際のメール文例｜上司・取引先への連絡・返信マナー、注意点を解説

急な体調不良で仕事を休む際、「欠勤連絡はメールでも大丈夫？」「メールには何を書けば良い？」と疑問や不安を持つ方も多いでしょう。

とくに、インフルエンザなど症状がひどい場合、勤務先への電話連絡やメールの文面作成が普段より億劫に感じることも珍しくありません。

今回は、体調不良の欠勤連絡をメールでしても良いかどうかや、欠勤連絡メールを作成する際のポイントをまとめて解説します。

実際のメール文例も複数紹介するため、ぜひ参考にしてみてください。

体調不良の欠勤連絡はメールでも大丈夫？

体調不良で欠勤する場合、上司がすばやく対応できるよう、早めに連絡するのがマナーです。

欠勤連絡の手段としては、ひと昔前は電話が一般的でしたが、最近は「内容が記録に残る」「電話を取り次ぐ手間が省ける」などの理由から、メールでの欠勤連絡を認めている会社もあります。

なお、メールでの欠勤連絡が可能かどうかわからないときは、「メールでの連絡はマナー違反」と受け止める上司もいることを考慮し、まずは電話で連絡を試みるのが無難です。

体調不良で欠勤連絡する際のメール作成のポイント

メールで欠勤連絡する際は、「欠勤すること＋仕事の引き継ぎ方法」を簡潔にまとめることが大切です。

文字だけでやりとりするメールでは、直接声を交わす電話よりも体調や感情が伝わりにくいため、言葉遣いに注意し、要点を押さえて伝えましょう。

以下では、体調不良で欠勤連絡する際のメール作成のポイントを4つ解説します。

件名で用件と送信者を端的に伝える

たくさん届くメールの中に埋もれないよう、件名を見ただけで用件と送信者がわかるようにします。

インフルエンザなどの症状で欠勤が長引きそうな場合は、「体調不良による欠勤連絡」とするよりも、「インフルエンザによる欠勤連絡」のように、疾病名も記載すると良いです。

具体的な症状を伝え、欠勤の必要性を訴える

本文には、出勤できない理由が伝わるよう、「39度の熱がある」「頭痛が激しい」など、具体的な病状を記載しましょう。

また、感染症にかかったことが判明した場合は、「インフルエンザA型」など、病名と型も報告してください。

感染者の情報を伝えれば、上司は体調不良を訴えるほかの社員に感染症の可能性を伝え、検査を促せます。

医師の診断に基づく欠勤日数見込みを伝える

自己判断ではなく、必ず医師の指示に従って、自宅療養が必要な期間を明記しましょう。

とくに、インフルエンザなどの感染症の場合、発熱後の一定期間はウイルスを排出し、ほかの方にうつす可能性があるため、自己判断での出勤は禁物です。

仕事の引き継ぎ方法と欠勤中の連絡先を添える

欠勤中も仕事が滞りなく進むよう、代理での対応や業務代行を依頼しましょう。対応を依頼する際は、謝罪の言葉も忘れずに添えてください。

また、病欠中でも最低限の連絡は取れるようにしましょう。メールや電話など、応対可能な連絡手段を伝えるほか、リモートワークが可能であれば、その旨も伝えます。

【相手・シーン別】体調不良で欠勤連絡する際のメール文例

前述したポイントを踏まえた、実際のメール文例を紹介します。欠勤連絡の文章に悩んだ際は、内容を参考にしてみてください。

なお、インフルエンザなど、医師の確定診断が必要な症状が出た場合、メール連絡を2回行う必要があります。その際は、体調不良で出勤できないと判断した時点で連絡を入れ、検査結果が出た後に再度メールで感染の有無を報告しましょう。

上司に送る体調不良のメール文例

 

 

取引先に送る体調不良のメール文例

 

在宅勤務中に送る体調不良のメール文例

 

業務復帰を伝えるメール文例

 

体調不良連絡に返信する際のメール作成のポイント

社会人のマナーとして、欠勤する方へのお見舞いメールの送り方も心得ておきたいところです。体調不良で苦しい思いをしていたり、欠勤した罪悪感で落ち込んだりしているとき、さりげないお見舞いメールが届くとうれしいものです。

相手の気持ちに寄り添いながら、以下のポイントに気をつけてメールを送りましょう。

件名で用件と送信者を端的に伝える

件名を見ただけで、用件と送信者がわかるようにまとめましょう。携帯電話にショートメールを送る際は、文頭に氏名と用件を明記すると、親切です。

相手の気持ちに寄り添った、体調を気遣うメッセージを送る

「体調はいかがでしょうか」「お大事になさってください」など、相手の病状を気遣う言葉をひと言添えましょう。

早く良くなってほしい気持ちを伝えるときは、「早く治してくださいね」など、回復を急かす言い方は避け、「○○さんの笑顔が見られなくて寂しいです」「ご回復をお祈りしております」など、相手の心に優しく響くフレーズを添えましょう。

返信不要の旨を伝え、仕事の内容にも触れない

相手は病気療養中ですから、ゆっくり静養できるよう、余計な気遣いをさせない配慮が大切です。返信不要の旨を伝え、返信の手間がかからないようにしましょう。

また、仕事のことを思い出すと、療養に専念できません。仕事の内容に触れたり、思い出させたりするような内容は控えましょう。

体調不良連絡を受けた際の返信メール文例

続いて、体調不良連絡を受けた際の返信メールの文例を紹介します。上司や取引先など関係性によって言い回しが変わるため、相手に合わせて適切な文例を参考にしましょう。

上司への返信メール文例

 

取引先への返信メール文例

 

そもそも体調不良にならないためには？

そもそも体調不良にならないためには、十分な睡眠とバランスの良い食事を摂り、体の免疫力を高めることが大切です。

また、適度な運動やストレス解消には、体調を整える効果が期待できます。

加えて、手洗いをこまめに行い、手洗い後にアルコール消毒をすると、ウイルスが侵入するリスクを減らすことができます。アルコール消毒の機会が少ない方は、日常の習慣に取り入れてみましょう。

体調不良の連絡・返信をする際のポイントを押さえてメールしよう

メールの書き方1つで、相手に与える印象は大きく変わります。職場に迷惑をかけてしまう欠勤連絡の場合、とくに言葉遣いや内容に注意して文面を作成することが大切です。

休み明けに気持ち良く復帰するためにも、やむを得ず欠勤する場合は、今回紹介した内容を参考に社会人としてのマナーを守ったメールを送りましょう。